Cinco dicas para não perder tempo na reunião de trabalho

Brasil Econômico

Quem disse quer as reuniões de trabalho precisam durar uma hora?
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Quem disse quer as reuniões de trabalho precisam durar uma hora?

Reunião de trabalho costuma ser uma perda de tempo, não só para você, mas também para todos os que estão presentes. Em algumas empresas, elas são inevitáveis. Talvez você não possa deixar de participar dessas reuniões, mas possa fazer a sua parte para diminuir aqueles 15 minutos que se tornam 1 hora. Veja seis dicas do site Entrepreneur que podem ajudá-lo a evitar tamanho sofrimento.

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1. Marque reuniões mais curtas

Onde está escrito que uma reunião tem que durar uma hora? Uma maneira de participar de reuniões mais curtas é alteras as configurações do seu calendário para que a duração de uma reunião padrão diminua de uma hora para meia hora.

2. Comece e termine no horário

Uma estratégia para fazer as pessoas chegarem no horário para as reuniões é marcar as discussões para horários irregulares. Ao invés de marcar uma reunião para às 13:00, marque para as 13:07. A maioria das pessoas, instintivamente, aparecerão na mesma hora que apareceriam se a reuniões fosse às 13:00 e aquelas que costumam chegar mais tarde, acabarão comparecendo no horário, deixando-o pronto para começar a reunião no horário marcado.

3. Dê trabalho com antecedência

Se você realmente espera ter uma discussão produtiva sobre algum tópico, forneça a sua equipe o material de trabalho  sobre o tema com antecedência para que assim eles possam se preparar antes da reunião. Deixar constrangidos os funcionários que se recusaram a se preparar com antecedência é uma estratégia para estimular todos os outros a se prepararem para o próximo encontro.

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4. Evite os efeitos da Lei de Parkinson

A Lei de Parkinson prega que o trabalho se expande de modo a preencher todo o tempo disponível para a sua realização. Ou seja, se você tiver uma reunião que pode ser feita em dez minutos, mas reservar uma hora para fazê-la, você vai demorar uma hora ou talvez ainda mais para realizá-la. Quando você sabe que tem material suficiente para promover uma reunião produtiva por apenas 15 minutos, mas reserva uma hora do seu dia, mesmo pensando que não levará todo esse tempo, você estará se iludindo. Não faça isso.

5. Matenha-se fiel à sua agenda

Muitas pessoas gostam de “sequestrar” reuniões e usar o tempo que você resevou para cuidar das agendas delas. Não deixe elas fazerem isso. Quando uma pessoa levantar uma questão que não está na agenda, pergunte educadamente a ela se não é possível tratar desse assunto outro dia, durante outra reunião. Essa é uma forma profissional de dizer às outras pessoas que esta é a sua reunião, e, que, portanto, serão discutidas as questões que o fizeram convocá-la.